Warum ein Meeting nicht rund läuft, kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Ein häufiges Phänomen ist, dass eine Fragestellung problem- und nicht lösungsorientiert angegangen wird und damit ist die Besprechung wenig produktiv. Die Teilnehmer fangen an sich im Kreis zu drehen und am Ende sind nicht nur 90 Minuten ohne Resultat verstrichen, das Meeting wird zusätzlich mit einem bitteren Nachgeschmack verlassen – und zwar nicht nur weil der Kaffee zu stark war. Warum also nicht mal einen Perspektivenwechsel wagen und sich der Lösung statt des Problems zuwenden? Und da wir unsere eigenen Ratschläge befolgen, reden wir gar nicht lange um den heißen Brei, sondern haben hier ein paar Tipps, wie das nächste Meeting produktiver wird:
7 Tipps für mehr Produktivität
1. Klare Zielsetzung
Kommunizieren Sie die Ziele des Meetings vorab (mehr zum Thema Kommunikation und Motivation in Meetings). Schicken Sie am besten vorab eine Email an die anderen Teilnehmer und stellen Sie zu Beginn des Meetings kurz die Agenda vor. Falls Sie merken, dass die Besprechung vom Thema abkommt, lenken Sie zurück auf die Tagespunkte.
2. Die Teilnehmer
Wer muss wirklich am Meeting teilnehmen? Nicht nur dass es für alle anderen verschwendete Zeit ist: Je mehr Leute anwesend sind, desto eher tritt ein Phänomen bekannt als Verantwortungsdiffusion auf. Niemand fühlt sich mehr wirklich zuständig.
3. Zeitpunkt
Ein Meeting Richtung Feierabend zu legen, kann Vorteile haben. Die meisten Mitarbeiter werden motiviert sein, so schnell wie möglich zu einer Lösung zu kommen, da sie zeitnah nach Hause wollen. Bei wichtigen Themen, die eine gewisse Anstrengung des Gehirns benötigen, ist es natürlich weniger gut, Besprechungen ins altbekannte Nachmittagstief zu legen. Also berücksichtigen Sie die zu besprechende Thematik. Oder steuern Sie mit ein paar Snacks dagegen.
4. Pufferzeiten
Überlegen Sie vorab konkret, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Punkte einplanen. Planen Sie Pufferzeiten mit ein, aber auch nicht zu viel. Meist werden diese nämlich nicht effektiv genutzt.
5. Prioritäten
Setzen Sie die richtigen Prioritäten und behandeln die wichtigsten Themen zu Beginn, wenn die Masse noch aufmerksam ist. Auch vermeiden Sie so am Ende diese aufgrund von Zeitdruck nur noch schnell abzuarbeiten.
6. Pausen
Planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein. Ein kurzes Durchatmen kann Wunder bewirken.
7. Konkrete Vereinbarungen
Verbleiben Sie mit konkreten Vereinbarungen und klären Sie, wer für die Umsetzung zuständig ist. Unbefriedigender als ein Meeting ohne Lösung am Ende, sind nur Lösungen, die dann nicht umgesetzt werden.
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