Besprechung: Dauer, Vorbereitung, Organisation | Tagung

Besprechung: Dauer, Vorbereitung, Organisation | Tagung

Ein Seminar oder eine Tagung anzusetzen, benötigt viel Organisation und Vorbereitung. Wir schauen uns heute wichtige Faktoren in Bezug auf die Meetingquote an, geben aber auch weitere Tipps zur Planung einer Besprechung mit Fokus auf die Effizienz.

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Die passende Meetingquote: Selten und lang oder häufig und kurz? Wie sollte eine Besprechung angesetzt sein?

Eine wichtige Frage, die sich Verantwortliche stellen, ist, wie sie Meetings am besten ansetzen sollen. Vor der Person liegt eine Agenda mit den zu Inhalten der Besprechung. Nun kreisen die Gedanken:

Wie viel Zeit benötige ich für die Behandlung aller Themen? Passen diese logisch zueinander oder schafft eine Abhandlung direkt hintereinander in einer Besprechung Verwirrung? Soll ich lieber mehrere Termine machen? Was wünschen sich die Teilnehmenden? Einfach sind diese Fragen nicht zu beantworten.

Es hängt auch immer von den Teilnehmenden, dem Initiator und den Umgebungsvariablen ab.

Diese Fragen zu der Dauer und Häufigkeit sind die Basis bei der Planung einer Besprechung, eines Meetings, eines Seminars oder eines Workshops. Aus diesen Antworten ergeben sich nämlich die weiteren Schritte für die Organisation.

So ist es beispielsweise gut, wenn eine Reihe von Seminaren zum gleichen Thema im selben Tagungsraum stattfinden. Allerdings ist nicht davon auszugehen, dass ein Tagungshotel oder Seminarhotel mir zu jeder Zeit den Meetingraum zur Verfügung stellen kann. Immerhin haben wir in Deutschland eine Meetingkultur, die oft und lange Besprechungen vorsieht.

Besprechung: Reaktionen unmotivierter Mitarbeiter auf die Quote

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Besprechung als Bedrohungssituation: Kampf oder Flucht der Mitarbeiter als Reaktion

Fangen wir einmal bei den Teilnehmenden an. Einige Mitarbeiter bevorzugen einen zeitlich längeren Termin, damit sie diese für sie unangenehmen Termine nur selten ertragen müssen. Eine häufigere Ansetzung von kürzeren Meetings könnte für diesen Teil der Belegschaft wie eine Kampfansage verstanden werden.

Evolutionär gesehen haben Menschen in einer Gefahrensituation zwei Möglichkeiten: Kampf oder Flucht. Wie äußert sich das nun bei den Mitarbeitern. Eine Fluchtreaktion drückt sich beispielsweise in der Findung von Ausreden wie „Ähm, äh, ja, ich habe da ganz wichtige Termine mit Kunden vereinbart …“ aus.

Andere sind an den Tagen krank, aber auch bis hin zu einer Kündigung kann die Abneigung reichen. Der Kampf zeigt sich dagegen in der Mobilisierung von „Verbündeten“. Es bildet sich eine regelrechte „Wand“ mit Gegnern.

Aufmerksame Teilnahme – das KO für eine lange Besprechung

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Keine Konzentration mehr trotz Motivation: Informationsüberflutung führt zum Abschalten in der Besprechung.

Jetzt fragt sich der ein oder andere Leser sicherlich:

„Ok, dann sind also monatliche, längere Besprechungen sinnvoller?“ Nein, denn auch hier gibt es Probleme. Die Konzentrationsfähigkeit des Menschen ist begrenzt. Je länger eine Tätigkeit dauert, desto eher ist die Kapazität aufgebraucht und Fehler schleichen sich ein.

Auf eine Besprechung übertragen bedeutet dies: Die Mitarbeiter schalten ab. Somit gehen wichtige Informationen verloren. Selbst die höchst motivierten Anwesenden schaffen es, an einem individuell unterschiedlichen Punkt nicht mehr aufmerksam zu folgen. Pausen können dieses Nachlassen zwar verzögern, aber nicht dauerhaft verhindern.

Überdosis für das Publikum

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Die Dauer einer Besprechung wirkt sich auf jeden unterschiedlich aus.

Je besser die Redner sind, desto kurzlebiger erscheint den Teilnehmenden das Meeting. Dennoch haben auch die besten Leiter irgendwann ihr gesamtes Pulver verschossen. Die Müdigkeit setzt eventuell auch bei ihnen schon ein. Nun verkrampfen sie und versuchen durch Sprüche die Situation zu retten. Sie schauen in leere Gesichter und werden immer panischer. Andere werden wütend. Die Situation droht zu eskalieren.

Die Frage, die sich viele jetzt stellen, lautet vermutlich: „Hätten kürzere Besprechungen dies verhindern können?“ Die Antwort ist: „Eventuell!“ Für die bereits oben beschriebenen Kampf- und Fluchtkandidaten trifft dies sicherlich nicht zu. Allerdings wäre die Aufmerksamkeit auf beiden Seiten in kürzeren Meetings sicher höher. Damit verringert sich die Gefahr, dass sich Verantwortliche gering geschätzt fühlen.

Die Mischung macht es spannend

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Eine gesunde Mischung bildet eine gute Basis – das gilt auch für eine Besprechung.

Der aufmerksame Leser denkt sich nun: „Egal wie die Meetings angesetzt werden, einer ist immer unzufrieden!“ Zuerst einmal: motivierte Mitarbeiter laufen nicht bei häufiger angesetzten Meetings direkt davon.

Generell empfiehlt sich wie so oft im Leben eine Mischung der Varianten. Ein Beispielvorschlag: die Meetingdauer anhand des Themas festlegen. Kurze, generelle Zusammenkünfte lohnen sich bei alltäglichen Themen. Ein Strategiemeeting oder eine Projektbesprechung nimmt gerade zu Beginn viel Zeit in Anspruch, wohingegen bei der Abstimmung kleinere Treffen sinnvoller sind.

Gelegenheiten nutzen

Nicht in jedem Unternehmen ist eine Flexibilität realisierbar. Sind Mitarbeiter im Außendienst unterwegs oder mit Kunden verabredet, sind sie nicht in einen Raum zu bekommen. Eine gänzlich andere Entscheidung liegt aber auch darin ein Meeting einfach einmal sein zu lassen, damit die nächste Besprechung mit spannenden Inhalten die Teilnehmer an ihre Stühle fesselt. Damit wird die nächste Teambesprechung sicherlich eine höhere Effizienz aufweisen.

Eine Veranstaltung planen

Nachdem festgelegt wurde wie die Dauer und Häufigkeit der Veranstaltungen sein soll, geht es nun darum das Seminar, den Workshop oder die Besprechung konkret zu planen, wobei gerade die Agendapunkte vorab schon grob festgelegt sein sollten. Immerhin gehört zu einer guten Gesprächsvorbereitung zu wissen, was in der Teamsitzung thematisiert werden soll.

Viele Meetings finden inhouse in einem eigenen Seminarraum statt. Der große Vorteil liegt darin, dass dadurch nicht noch zusätzlich Zeit für die Anreise benötigt wird. Damit ist die Effizienz höher als bei einer Teambesprechung in einem externen Meetingraum in einem Tagungshotel.

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Tagungshotels mit einem schönen Seminarraum ermöglichen eine Teamsitzung auf neutralem Boden.

Gerade bei mehrtägigen Veranstaltungen wie einem Workshop oder einem Seminar bietet sich allerdings auch ein Tagungsraum außerhalb des Firmengelände an. Eine Tagung in einem Seminarhotel mit Übernachtung oder gemeinsames Abendessen kann sich beispielsweise auf das Teambuilding positiv auswirken. Gerade ein sogenanntes Strategiemeeting bringt auf neutralem Boden oftmals bessere Ideen.

Gibt es in dem Tagungshotel nicht nur einen schönen Seminarraum, sondern auch noch Wellnessangebote oder ein Fitnesscenter ist dies optimal für den Work-Life-Balance.

Seminar, Meeting, Workshop: Vorbereitung

Für die generelle Organisation ist ein Tool wie Doodle sinnvoll. Mit Doodle können verschiedene Termine vom Veranstalter vorgeschlagen werden und die Teilnehmer wählen welcher Zeitpunkt ihnen am besten für das Teammeeting passt.

Durch Doodle oder andere Tagungsplaner werden die Teilnehmende in die Seminarplanung miteinbezogen. Dies kann wiederum die Bereitschaft zur motivierten Teilnahme steigern und Widerstände abbauen.

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Eine Einladung zu einer Besprechung sollte Hinweise auf die Agenda enthalten.

Es bietet sich an eine Einladung zur Besprechung zu versenden. In der Formulierung sollte auf eine positive Sprache geachtet werden. Der Hinweis auf die Inhalte der Mitarbeiterbesprechung durch die Nennung der Agendapunkte gibt einen konkreten Einblick in den Sinn der Teamsitzung und weckt Interesse. Natürlich sollte in der Einladung zu der Besprechung auch der Vermerk zur Umfrage in Doodle oder einem anderen Tagungsplaner enthalten sein.

Meeting: Regeln festlegen in der Gesprächsvorbereitung

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Gesprächsvorbereitung ist sich Gedanken über das Miteinander während dem Teammeeting zu machen. Das heißt, der Verantwortliche sollte klare Besprechungsregeln festlegen. In diesen Meetingregeln wird definiert, wie miteinander gesprochen wird und wie gegenseitiger Respekt gesichert werden kann. Beispiele für Besprechungsregeln sind wann Fragen gestellt werden.

Aber auch weitere Punkte können in den Meetingregeln festgehalten werden. Beispielsweise wer sich wie an den einzelnen Agendapunkten beteiligt oder wer das Besprechungsprotokoll schreibt. Gerade in Bezug auf viele Agendapunkte lohnt es sich die Teilnehmer miteinzubeziehen. So bringt ein Seminar mit unterschiedlichen Darbietungen Abwechslung. Ein typisches Beispiel hierfür wäre die Präsentation der Ergebnisse einer Aufgabe.

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Meetingregeln sorgen für ein gutes Miteinander in der Besprechung.

Exkurs: Wie schreibt man ein Protokoll?

Das Besprechungsprotokoll ist ein zentrales Element einer Teambesprechung, damit zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, was darin besprochen und festgelegt wurde. Viele Mitarbeiter fragen sich “wie schreibe ich ein Protokoll?”, wenn sie die Aufgabe bekommen das Protokoll zu schreiben. Andere bekommen regelrecht Panik und verlieren ihr Wissen dadurch, sodass sie im Internet suchen: was ist ein Besprechungsprotokoll?, wie sieht ein Protokoll aus? oder was ist eine Agenda?

Dabei ist das Schreiben eines Protokolls keine so schwere Aufgabe, wie es sich so mancher Mitarbeiter vorstellt. Viele Unternehmen verfügen über ein Muster oder Vordruck. Die Orientierung an der Tagesordnung ist eine gute Basis für die Gliederung.

Ein Protokoll-Muster für eine Teambesprechung kannst du dir hier herunterladen:

PDF: Besprechungsprotokoll-Muster

Word: Besprechungsprotokoll-Muster-Word

Soviel zur Theorie, es ist wieder Zeit für die Praxis – die von Doktor MEET. Für Fragen und Ideen erreichst du uns unter Kontakt.