Die passende Meetingquote: Selten und lang oder häufig und kurz?

Die passende Meetingquote: Selten und lang oder häufig und kurz?
Die passende Meetingquote: Selten und lang oder häufig und kurz?

Eine wichtige Frage, die sich Verantwortliche stellen, ist, wie sie Meetings am besten ansetzen sollen. Vor der Person liegt eine Agenda mit den zu besprechenden Inhalten. Nun kreisen die Gedanken: Wie viel Zeit benötige ich für die Behandlung aller Themen? Passen diese logisch zueinander oder schafft eine Abhandlung kurz hintereinander Verwirrung? Soll ich lieber mehrere Termine machen? Was wünschen sich die Teilnehmenden? Einfach sind diese Fragen nicht zu beantworten. Es hängt auch immer von den Teilnehmenden, dem Initiator und den Umgebungsvariablen ab.

 

Kampf oder Flucht – Reaktionen unmotivierter Mitarbeiter

Meeting als Bedrohungssituation: Kampf oder Flucht der Mitarbeiter als Reaktion
Meeting als Bedrohungssituation: Kampf oder Flucht der Mitarbeiter als Reaktion

Fangen wir einmal bei den Teilnehmenden an. Einige Mitarbeiter bevorzugen einen zeitlich längeren Termin, damit sie diese für sie unangenehmen Termine nur selten ertragen müssen. Eine häufigere Ansetzung von kürzeren Meetings könnte für diesen Teil der Belegschaft wie eine Kampfansage verstanden werden. Evolutionär gesehen haben Menschen in einer Gefahrensituation zwei Möglichkeiten: Kampf oder Flucht. Wie äußert sich das nun bei den Mitarbeitern. Eine Fluchtreaktion drückt sich beispielsweise in der Findung von Ausreden wie „Ähm, äh, ja, ich habe da ganz wichtige Termine mit Kunden vereinbart …“ aus. Andere sind an den Tagen krank, aber auch bis hin zu einer Kündigung kann die Abneigung reichen. Der Kampf zeigt sich dagegen in der Mobilisierung von „Verbündeten“. Es bildet sich eine regelrechte „Wand“ mit Gegnern.

 

Aufmerksame Teilnahme – das KO für lange Meetings

Jetzt fragt sich der ein oder andere Leser sicherlich:

Keine Konzentration mehr trotz Motivation: Informationsüberflutung führt zum Abschalten.
Keine Konzentration mehr trotz Motivation: Informationsüberflutung führt zum Abschalten.

„Ok, dann sind also monatliche, längere Besprechungen sinnvoller?“ Nein, denn auch hier gibt es Probleme. Die Konzentrationsfähigkeit des Menschen ist begrenzt. Je länger eine Tätigkeit dauert, desto eher ist die Kapazität aufgebraucht und Fehler schleichen sich ein. Auf ein Meeting übertragen bedeutet dies: Die Mitarbeiter schalten ab. Somit gehen wichtige Informationen verloren. Selbst die höchst motivierten Anwesenden schaffen es, an einem individuell unterschiedlichen Punkt nicht mehr aufmerksam zu folgen. Pausen können dieses Nachlassen zwar verzögern, aber nicht dauerhaft verhindern.

 

Überdosis für das Publikum

Die Dauer eines Meetings wirkt sich auf jeden unterschiedlich aus.
Die Dauer eines Meetings wirkt sich auf jeden unterschiedlich aus.

Je besser die Redner sind, desto kurzlebiger erscheint den Teilnehmenden das Meeting. Dennoch haben auch die besten Leiter irgendwann ihr gesamtes Pulver verschossen. Die Müdigkeit setzt eventuell auch bei ihnen schon ein. Nun verkrampfen sie und versuchen durch Sprüche die Situation zu retten. Sie schauen in leere Gesichter und werden immer panischer. Andere werden wütend. Die Situation droht zu eskalieren. Die Frage, die sich viele jetzt stellen, lautet vermutlich: „Hätten kürzere Besprechungen dies verhindern können?“ Die Antwort ist: „Eventuell!“ Für die bereits oben beschriebenen Kampf- und Fluchtkandidaten trifft dies sicherlich nicht zu. Allerdings wäre die Aufmerksamkeit auf beiden Seiten in kürzeren Meetings sicher höher. Damit verringert sich die Gefahr, dass sich Verantwortliche gering geschätzt fühlen.

 

Die Mischung macht es spannend

Der aufmerksame Leser (ja, darauf wird an dieser Stelle besonderen Wert gelegt, weshalb der Text bewusst kurz gehalten ist) denkt sich nun: „Egal wie die Meetings angesetzt werden, einer ist immer unzufrieden!“ Zuerst einmal: motivierte Mitarbeiter laufen nicht bei häufiger angesetzten

Eine gesunde Mischung bildet eine gute Basis.
Eine gesunde Mischung bildet eine gute Basis.

Meetings direkt davon. Generell empfiehlt sich wie so oft im Leben eine Mischung der Varianten. Ein Beispielvorschlag: die Meetingdauer anhand des Themas festlegen. Kurze, generelle Zusammenkünfte lohnen sich bei alltäglicheren Themen. Eine Projektbesprechung nimmt gerade zu Beginn viel Zeit in Anspruch, wohingegen bei der Abstimmung kleinere Treffen sinnvoller sind.

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Gelegenheiten nutzen

Nicht in jedem Unternehmen ist eine Flexibilität realisierbar. Sind Mitarbeiter im Außendienst unterwegs oder mit Kunden verabredet, sind sie nicht in einen Raum zu bekommen. Eine gänzlich andere Entscheidung liegt aber auch darin ein Meeting einfach einmal sein zu lassen, damit die nächste Besprechung mit spannenden Inhalten die Teilnehmer an ihre Stühle fesselt.

Soviel zur Theorie, es ist wieder Zeit für die Praxis – die von Doktor MEET. Für Fragen und Ideen erreichst du uns hier.