Durch eine gezielte Kommunikation zu mehr Motivation in Meetings

Durch eine gezielte Kommunikation zu mehr Motivation in Meetings

Im Beitrag geht es darum, wie durch Kommunikation und präzise Sprache die Motivation in Meetings erhöht wird.

Zu Besprechungen in Unternehmen kommt es immer wieder. Typische Beispiele sind Kick-Off-Meetings im Rahmen des Projektmanagements oder ein Seminar zum Teambuilding. Der Moderator bzw. Verantwortliche stellt oftmals eine Präsentation zusammen und kommuniziert den Termin. Fertig oder doch nicht?

Viele vergessen wichtige Aspekte, die die Motivation in einer Besprechung betreffen. Ein Meeting vorbereiten heißt auch, dass sich der Moderator Gedanken um die Tagesordnung, Sitzordnung, Merkmale der Teilnehmer und Besucher sowie die Erstellung eines Tagesprotokolls machen muss. Essentiell für all diese Punkte und damit das Gelingen des Meetings ist die Kommunikation.

Nur durch eine gelungene Kommunikation kann die Motivation für ein Meeting geschaffen und auch während der Besprechung aufrechterhalten werden. Welchen Sinn haben Treffen wie eine Kick-Off-Veranstaltung beispielsweise im Rahmen des Projektmanagements, ein Seminar zur Teambuilding oder anderer Events, wenn die Mitarbeiter keine Motivation dafür aufbringen?

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Meeting, Seminar, Konferenz, Event oder Kick-Off-Veranstaltung: Egal wie es heißt, durch Kommunikation lässt sich die Motivation beeinflussen.

Meeting – wer sieht es wie?

Treffen sich die Mitarbeiter eines Unternehmens zu ihrer monatlichen oder sogar wöchentlichen Besprechung, ist die Laune von vielen bereits zu Beginn auf dem Tiefpunkt. Aussagen wie „Ich habe noch so viel zu tun.“ oder „wieder einmal Zeitverschwendung.“ sind dann an der Tagesordnung. Einige freuen sich aber auch darauf ein paar Stunden nichts zu leisten.

Egal ob es Meeting, Besprechung, Konferenz oder Seminar genannt wird, viele Mitarbeiter haben wenig Freude daran. Der Austausch und das Besprechen in gemeinsamer Runde ist für sie mit dem Besuch beim Zahnarzt vergleichbar. Sie wünschen sich am liebsten ein Betäubungsmittel, sodass sie wenig von der “Quälerei” mitbekommen. Das ist auch der Grund dafür, dass viele Mitarbeiter gerne an Tagen mit einem Meeting- oder Teambuilding-Event Urlaub anmelden oder einen Krankenschein einreichen.

Andere nehmen die Herausforderung besonnen jedes Mal aufs Neue an in der Hoffnung, das der Sprecher, egal ob intern oder ein externer Besucher, schnell zum Punkt kommt. Sieht so wirklich eine gute Motivation für ein Meeting aus?

Was zeichnet die Kommunikation in einem guten Meeting aus?

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Allein schon die Art, wie die Tagesordnung eines Meetings kommuniziert wird, entscheidet, mit welcher Idee die Teilnehmenden in die Besprechung starten.

Damit alle Teilnehmenden eines Meetings motiviert sind und gerne daran teilnehmen, gilt es einige Punkte in der Kommunikation zu beachten: Ziele, Nutzen, Präzision, positive Sprache.

Bereits vor Beginn des Meetings, gerade wenn diese in unregelmäßigeren Abständen stattfinden, ist ein Hinweis auf die Ziele sinnvoll. Dies setzt voraus, dass Meetings auch mit einem bestimmten Zweck wie Teambuilding oder als Teil des Projektmanagements anberaumt werden. Alles andere wäre lediglich ein unnötiger Kostenfaktor für das Unternehmen.

Unabhängig davon, ob es um konkrete Unternehmensziele, Aufgaben, die Organisation, Verantwortlichkeiten, ein Projektauftrag, Kooperationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens oder zwischenmenschliche Aspekte geht, durch die klare Vorabkommunikation weiß jeder, weshalb er sich die Zeit nimmt.

Ein Hinweis noch an dieser Stelle: Mit der reinen Nennung der Agenda bzw. Tagesordnung können viele Mitarbeiter wenig anfangen. Erst durch die Aufzählung konkreter Inhalte zu den einzelnen Themen wird sie verständlicher. So sind alle Beteiligten in der Lage, sich Gedanken zum Thema zu machen und den Nutzen für sich selbst zu sehen. Demnach sollten die einzelnen Tagesordungspunkte die Bestandteile der Konferenz gut wiedergeben.

Auch lohnt sich ein Hinweis auf den persönlichen Vorteil. Eine Verwendung allgemeiner Aussagen wie „interessant“ oder „sinnvoll“ ist nichtssagend. Stattdessen empfehlen wir gezielt konkrete Punkte zu nennen: „Herausforderungen im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern erfolgreich meistern“ oder „den eigenen Beitrag an dem Projekt erkennen und leisten“. Weitere Unterpunkte in der Tagesordnung verdeutlichen den Nutzen noch stärker.

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Welche Rolle spielen die Meeting – Teilnehmer?

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In einem Meeting ist die Stimmung der Gruppe auch vom Einfluss einzelner Teilnehmer abhängig.

Es gibt allerdings auch einen beträchtlichen Anteil an Mitarbeitern, die sich selbst von einem Hinweis wie „Am Montag ist ein Meeting angesetzt“ motivieren lassen, da sie die Abwechslung lieben oder gerne neue Dinge lernen. Nach dem Meeting äußern sie sich dennoch abwertend.

Die Mitteilung von Zielen und Nutzen allein verbessert noch nicht die Besprechungsqualität: Einige sitzen gelangweilt, ja fast schlafend oder wie betäubt auf ihren Stühlen, andere spielen am Smartphone, einer unterbricht alle paar Minuten für eigene Anmerkungen und der aktuelle Sprecher benutzt in einem Satz mehr „Ähms“ als Sinn gebende Worte.

Selbst ein höchst motivierter Teilnehmer ist so nach einer gewissen Zeit genervt. Die Idee, ein Smartphone-Verbot einzuführen, mag naheliegen. Wäre das Meeting allerdings interessant, würde das Team eher gespannt dem Thema folgen und das Handy zur Seite legen.

Besonnen vorbereiten: Unterstützung der Motivation und Kommunikation

Wir haben es oben bereits erwähnt: Zur Vorbereitung eines Meetings gehört mehr als die Erstellung einer Präsentation. Aber wie beeinflussen Bestandteile wie Sitzordnung, Tagesordnungspunkte oder ein Besprechungsprotokoll die Motivation der Teilnehmenden?

Die Motivation wird durch diese Aspekte indirekt beeinflusst. Direkt wirken sie sich auf die Kommunikation aus. Durch die Sitzordnung kann der Moderator dafür sorgen, dass Besucher, die schlecht sehen oder hören einen besseren Sitzplatz bekommen. So muss diese Person nicht ständig den Sitznachbarn fragen, was dort steht bzw. was der Sprecher gerade sagte.

Ein Protokoll stellt beispielsweise Störenfriede ruhig. Das Schreiben eines Besprechungsprotokolls gibt dieser Person eine Aufgabe und ist damit eine Art Betäubungsmittel. Auch andere Aufgaben können zur Betäubung von Störquellen genutzt werden. So könnte der Moderator einen Bestandteil der Präsentation oder einen Tagesordnungspunkt an einen Störer vergeben.

Legt der Moderator Meeting-Regeln fest, erleichtert dies die Kommunikation. Ein Moderator, der beständig ein waches Auge während der Besprechung hat, sorgt dafür, dass die Motivation nicht durch unnötige Hindernisse in der Kommunikation vermindert wird.

Beispiele für eine gelungene Kommunikation im Meeting

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Ein Zitat von Kurt Tucholsky lautet: “Die Sprache ist eine Waffe, haltet sie scharf!” Wer diese Waffe präzise führt, gewinnt die heiße Schlacht für sich.

Der Moderator hat die Beschreibung und Regeln des Meetings festgelegt, jetzt muss er die Besucher begeistern statt betäuben. Ein Event, das der Betreuung im Seniorenheim oder im Kindergarten ähnelt, wird nicht das erwartete Ziel bringen. Von daher ist es eher angeraten, die Kommunikation zu präzisieren.

Die Teilnehmenden sollten klar und verständlich verstehen, was ihnen mitgeteilt wird. Füllwörter, Weichmacher und Konjunktive gehören aus dem Wortschatz gestrichen. Natürlich setzt dies zunächst eine Sicherheit des Redners voraus. Sendet dieser Signale der Unsicherheit, verbaler oder nonverbaler Art, verlieren die Zuhörer den Glauben an dessen Worte.

Eine häufige Anmerkung in den Beratungen unserer Kunden ist, dass die Sprache dadurch „nicht mehr so höflich“ sei. Ja, das stimmt: sie ist nun kompetenter. Auf die Frage, wie wir wahrgenommen werden möchten, nett oder kompetent, wissen wir, wofür wir uns entscheiden, wenn wir ehrlich sind.

Um die Motivation der Mitarbeiter sowohl vor, während als auch nach dem Meeting zu steigern und aufrechtzuerhalten schafft eine positive Sprache gepaart mit einem Lächeln eine gute Atmosphäre. Die Verwendung negativer Begriffe wie „Problem“ statt „Herausforderung“ bewirkt dagegen das Gegenteil. Statt ein „nicht“ vor einem Verb zu verwenden, ist die Verwendung eines positiven Verbs vorteilhaft. Ein toller Nebeneffekt: die positive Sprache vermittelt ebenso Wertschätzung und Respekt!

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Kommunikation: Steigerung oder Betäubung der Motivation?

Aber nicht nur die gewählten Begriffe und Körpersprache, sondern auch die Betonung beeinflusst die Motivation der Besucher. Nehmen wir folgendes Szenario zur Verdeutlichung an:

Ein Kick-Off-Meeting soll bei einer neuen Projektaufgabe im Rahmen des Projektmanagements mit den Beteiligten stattfinden. Die Projektaufgabe klingt spannend und die Mitarbeiter wollen am liebsten sofort loslegen. Nun steht der Moderator vorne und trägt seine Präsentation ohne jegliche Betonung vor. Die beständige Monotonie in der Kommunikation betäubt die Teilnehmer statt sie zu motivieren.

Am Ende gehen die Teilnehmer mit weniger Motivation aus der Kick-Off-Veranstaltung als sie zu Beginn hatten. Eine abwechslungsreiche und spannende Betonung (Modulation) und Aussprache unterstützt dagegen die Motivation, weil sie die Begeisterung durch die Kommunikation erhöht.

Wie geht es weiter?

Manchmal ist ein Vier-Augen-Gespräch oder eine Konferenz mit wenigen Personen sinnvoller als ein Meeting in einer großen Gruppe. Gerade wenn es darum geht persönlichere Dinge zu besprechen, sollten nur beteiligte Personen anwesend sein. Ein Beispiel hierfür ist das Bereinigen von Konflikten oder Missverständnissen.

Doch genug zur Theorie, es ist wieder Zeit für die Praxis – die von Doktor MEET.

Warum Training wichtig ist, steht im Beitrag: Amateure langweilen, Profis fesseln. Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps. Bei weitergehenden Fragen sind wir über unsere Kontaktseite zu erreichen.