Mehr Motivation in Meetings durch gezielte Kommunikation

Meeting – wer sieht es wie?

Treffen sich die Mitarbeiter eines Unternehmens zu ihrer monatlichen oder sogar wöchentlichen Besprechung, ist die Laune von vielen bereits zu Beginn auf dem Tiefpunkt. Aussagen wie „Ich habe noch so viel zu tun.“ oder „wieder einmal Zeitverschwendung.“ sind dann an der Tagesordnung. Einige freuen sich aber auch darauf ein paar Stunden nichts zu leisten.

Was zeichnet die Kommunikation in einem guten Meeting aus?

Allein schon die Art, wie die Agenda eines Meetings kommuniziert wird, entscheidet, mit welcher Idee die Teilnehmenden in die Besprechung starten.
Allein schon die Art, wie die Agenda eines Meetings kommuniziert wird, entscheidet, mit welcher Idee die Teilnehmenden in die Besprechung starten.

Damit alle Teilnehmenden eines Meetings motiviert sind und gerne daran teilnehmen, gilt es einige Punkte in der Kommunikation zu beachten: Ziele, Nutzen, Präzision, positive Sprache.

Bereits vor Beginn des Meetings, gerade wenn diese in unregelmäßigeren Abständen stattfinden, ist ein Hinweis auf die Ziele sinnvoll. Dies setzt voraus, dass Meetings auch mit einem bestimmten Zweck anberaumt werden. Alles andere wäre lediglich ein unnötiger Kostenfaktor für das Unternehmen. Unabhängig davon, ob es um konkrete Unternehmensziele, Aufgaben, Organisation, Verantwortlichkeiten, Kooperationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens oder zwischenmenschliche Aspekte geht, durch die klare Vorabkommunikation weiß jeder, weshalb er sich die Zeit nimmt. Ein Hinweis noch an dieser Stelle: Mit der reinen Nennung der Agenda können viele Mitarbeiter wenig anfangen. Erst durch die Aufzählung konkreter Inhalte zu den einzelnen Themen wird sie verständlicher. So sind alle Beteiligten in der Lage sich Gedanken zum Thema zu machen und den Nutzen für sich selbst zu sehen.

Auch lohnt sich ein Hinweis auf den persönlichen Vorteil. Eine Verwendung allgemeiner Aussagen wie „interessant“ oder „sinnvoll“ ist nichtssagend. Stattdessen empfehlen wir gezielt konkrete Punkte zu nennen: „Herausforderungen im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern erfolgreich meistern“ oder „den eigenen Beitrag an dem Projekt erkennen und leisten“. Weitere Unterpunkte verdeutlichen den Nutzen noch stärker.

Welche Rolle spielen die Meeting – Teilnehmer?

In einem Meeting ist die Stimmung der Gruppe auch vom Einfluss einzelner Teilnehmer abhängig.
In einem Meeting ist die Stimmung der Gruppe auch vom Einfluss einzelner Teilnehmer abhängig.

Es gibt allerdings auch einen beträchtlichen Anteil an Mitarbeitern, die sich selbst von einem Hinweis wie „Am Montag ist ein Meeting angesetzt“ motivieren lassen, da sie die Abwechslung lieben oder gerne neue Dinge lernen. Nach dem Meeting äußern sie sich dennoch abwertend. Die Mitteilung von Zielen und Nutzen allein verbessert noch nicht die Besprechungsqualität: Einige sitzen gelangweilt, ja fast schlafend auf ihren Stühlen, andere spielen am Smartphone, einer unterbricht alle paar Minuten für eigene Anmerkungen und der aktuelle Sprecher benutzt in einem Satz mehr „Ähms“ als Sinn gebende Worte. Selbst der höchst motivierte Teilnehmer ist so nach einer gewissen Zeit genervt. Die Idee ein Smartphone-Verbot einzuführen mag naheliegen, wäre das Meeting allerdings interessant, würde das Team eher gespannt dem Thema folgen und das Handy zur Seite legen.

Beispiele für eine gelungene Kommunikation im Meeting

Ein Zitat von Kurt Tucholsky lautet:
Ein Zitat von Kurt Tucholsky lautet: “Die Sprache ist eine Waffe, haltet sie scharf!” Wer diese Waffe präzise führt, gewinnt die heiße Schlacht für sich.

Von daher ist es eher angeraten, die Kommunikation zu präzisieren. Die Teilnehmenden sollten klar und verständlich verstehen, was ihnen mitgeteilt wird. Füllwörter, Weichmacher und Konjunktive gehören aus dem Wortschatz gestrichen. Natürlich setzt dies zunächst eine Sicherheit des Redners voraus. Sendet dieser Signale der Unsicherheit, verbaler oder nonverbaler Art, verlieren die Zuhörer den Glauben an dessen Worte. Eine häufige Anmerkung in den Beratungen unserer Kunden ist, dass die Sprache dadurch „nicht mehr so höflich“ sei. Ja, das stimmt: sie ist nun kompetenter. Auf die Frage, wie wir wahrgenommen werden möchten, nett oder kompetent, wissen wir, wofür wir uns entscheiden, wenn wir ehrlich sind.

Um die Motivation der Mitarbeiter sowohl vor, während als auch nach dem Meeting zu steigern und aufrechtzuerhalten schafft eine positive Sprache gepaart mit einem Lächeln eine gute Atmosphäre. Die Verwendung negativer Begriffe wie „Problem“ statt „Herausforderung“ bewirkt dagegen das Gegenteil. Statt ein „nicht“ vor einem Verb zu verwenden, ist die Verwendung eines positiven Verbs vorteilhaft. Ein toller Nebeneffekt: Wertschätzung und Respekt werden durch eine positive Sprache ebenso vermittelt!

Wie geht es weiter?

Doch genug zur Theorie, es ist wieder Zeit für die Praxis – die von Doktor MEET. Warum Training wichtig ist, steht im gestrigen Beitrag. Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps. Bei weitergehenden Fragen sind wir hier zu erreichen.

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