Montag, 09.00 Uhr. Der Blick in den Kalender verrät mir: Es steht ein Meeting an. Geplant hat der Organisator von 10.00 bis 14.00 Uhr. Vier Stunden, 240 Minuten, 14.400 Sekunden… Autsch! Und ich wette, wie immer wird kein pünktliches Ende möglich sein.
Natürlich kommt es, wie es kommen musste und das Meeting ist weder treffend, sondern eher ein Meeting To Go im wahrsten Sinne des Wortes – zum Davonlaufen. Die Meetingzone ist für einige Teilnehmer eine Komfortzone, weil sie das süße Nichtstun genießen, für andere ist der Meetingraum die große Bühne, um endlich einmal das zu sagen, was sie sonst nicht sagen, am wenigsten zuhause. Um in diesem Beitrag nicht wie in einem schlechten Meeting zu monologisieren, hole ich mir wie Sonja bei der sozialen Kompetenz Unterstützung durch treffende Zitate. Danke für diesen Service an Aphorismen.de.
Besprechungen heißen so, weil meistens zu viel besprochen und zu wenig entschieden wird. (Zitat von Hermann Lahm)
Gibt es für das Meeting für manche Menschen das Synonym Besprechung, so ist es für mich eher mit etwas assoziiert das sich mit unserem Doktor Meet-Bingo verbinden lässt. Was ist ein Meeting? beantworte ich mit diesem Beitrag in der mir eigenen Art und Weise. In weiteren Beiträgen gehen wir ausführlich auf Verbesserungsvorschläge ein, indem wir beispielsweise 7 Wege zu einem produktiveren Meeting beschreiben. Über Meetings organisieren findest du in diesem Blog ebenfalls wertvolle Anregungen.
Vermeintlich intelligente Menschen investieren das Kostbarste überhaupt, nämlich Zeit, und treffen sich zu einem Meeting in der Kampfbahn der Moderne: dem Konferenzraum.
Kurz rechne ich nach: An einem guten Tag in Geld ausgedrückt kostet mich das Meeting etwas über 700 EUR, die ich nicht einnehmen kann. In Lebensqualität für mich als „Meeting-Muffel“ ist die Zeit jedoch mit Geld nicht aufzuwiegen.
Ich bin nicht der Organisator und schaue in die Agenda. Diese kommuniziert der Verantwortliche mittels 22 Wörtern für drei Themen in zwei Halbsätzen. Immerhin sind Start- bzw. Endzeit des Meetings genannt und ein zweiter Referent ist benannt.
Anwesend werden 75 Prozent der eingeladenen Teilnehmer sein. Pünktlich sitzen davon ebenfalls nur 75 Prozent am Tisch. Der Rest schlurft etwas bis deutlich später mit bzw. ohne Anklopfen in den Raum. Sie tun das mit mehr oder weniger originellen Entschuldigungen (sprich: Ausreden). Für das Meeting bedeutet das, dass fast jeder der Teilnehmer auf den aktuellen Stand gebracht wird. Wer zuerst da war, wird damit belohnt bzw. bestraft, dass er nach fünf Wiederholungen nun genau weiß, worum es in dieser Besprechung geht und die Meinungen der Spätstarter dazu gratis geliefert bekommt.
Sitzungen. – Was ist schlimmer: Das matschige Hirn oder das matschige Rückgrat? (Zitat von Prof. Dr. phil. habil. Rainer Kohlmayer)
Das Meeting selbst hat Luft nach oben
Der Organisator referiert zu Thema 1. Er verwendet über 90 Prozent Sprache ohne Visualisierung. Wer ein Flipchart oder PowerPoint-Folien erwartet, wird in diesem Meeting enttäuscht. Es ist still. Die Teilnehmer sind beschäftigt, teilweise aber mit anderen Dingen als der Besprechung. Ist das ein klares worst-practice-Beispiel für Amateure langweilen ihr Publikum, Profis begeistern es in Meetings?
Nicht ganz. Denn anschließend erfolgt eine ziellose Diskussion einzelner Teilnehmer, die jetzt ihre Stunde gekommen sehen, um Stimmung zu machen. Die Smartphones sind mittlerweile richtig warm und (immerhin) nacheinander besuchen drei Teilnehmer die Toiletten. Gegen 11.30 wird zum nächsten Punkt gegangen. Nach Schilderungen wie diesen entstand Sonjas Beitrag Mehr Motivation in Meetings durch gezielte Kommunikation.
Thema 2 ist ein „Follow-up“ zum letzten Meeting vor vier Wochen. Ein zweiter Referent versucht dazu Worte zu finden. Doch weder er noch die anderen Teilnehmer haben sich um Nach- und Vorbereitung gekümmert. Er verwendet aber optisch steigerungsfähige Folien zur Visualisierung und „ähmt“ sich mit wilden Augenbewegungen durch seinen Vortrag. Anschließend erfolgt eine ziellose Diskussion. Zwei Teilnehmer wissen es besser bzw. glauben es besser zu wisssen und der Referent wirkt genervt.
Meetings sind sagenhaft: Jeder sagt was, keiner haftet. (Zitat von Klaus Klages)
Thema 3 beginnt um 13.00 Uhr und verläuft ohne Zwischenfälle, weil es rein informellen Charakters ist. Um 13.45 Uhr fällt einem der Anwesenden noch etwas zu Thema 1 aus der ersten Stunde des Meetings ein und er nutzt die letzten Minuten, um die Stimmung endgültig auf den Nullpunkt zu bringen.
Zu viel Besprechen hilft gegebenenfalls nur bei Warzen. (Zitat von Hermann Lahm)
Wie sieht es mit der Motivation nach einer solchen Besprechung aus?
Um 14.15 Uhr wünscht der Organisator eine gute Woche und der Raum leert sich in Windeseile. Immerhin wurde diese Besprechung nur um 15 Minuten überzogen. Es gibt kein Meeting-Protokoll und nur einen ganz kurzen Ausblick auf das nächste Mal. Einige Teilnehmer gehen essen, um sich noch einmal richtig „heiß“ zu machen, der Rest verschwindet in seinen Büros.
Für die Motivation war diese Veranstaltung einmal mehr ein Flop und die Meetingkultur weit davon entfernt, wirklich fesselnd zu sein.
Der durch verletzte Gefühle von Besprechungsteilnehmern angerichtete Schaden für das künftige Arbeitsklima ist oft größer als der durch die erzielten Sachergebnisse gestiftete Nutzen.
(Zitat von Hartmut Laufer)
Und ich? Inhaltlich habe ich nicht viel mitgenommen, der Organisator tut mir leid und den einen oder anderen Teilnehmer kann ich noch weniger leiden als vorher. Aber ich habe alle Mails beantwortet, WhatsApp ist komplett abgearbeitet und ich habe eine neue Geschäftsidee – Doktor MEET. Denn statt mich weiter über misslungene Meetings zu ärgern, kann ich auch Geld damit verdienen, indem ich anderen Meetingteilnehmern bei besseren Besprechungen helfe.
Doktor MEET für Führungskräfte im kurzen Video
Das Leben ist zu kurz für lange Meetings. (Zitat von Klaus Klages)
Im Duden findet sich die Definition „Zusammenkunft, Treffen“. Was als Besprechung, Kolloquium, Konferenz, Kongress, Sitzung, Symposium, Tagung, Versammlung usw. in der Gruppe gedacht war, entpuppte sich also einmal mehr als Me-Time.
„Meeting“ übersetzt als „treffend“? Getroffen hat es höchstens meine blank liegenden Nerven, aber nicht „des Pudels Kern“. Ihr kennt solche Meetings? Sendet mir eure Geschichten und gern auch Erfolgserlebnisse, wenn ihr etwas daran verbessern konntet! Du erreichst mich über Kontakt.