Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung, Gehaltsabrechnung

Stellen wir uns folgende Situation vor. Deine Bewerbung war aussagekräftig, im Vorstellungsgespräch hast du überzeugt, das Assessment-Center war gut und um dein Gehalt hast du hart, aber für beide Seiten fair, verhandelt. Nachdem du nun dein erstes Geld verdient hast, freust du dich als Arbeitnehmer auf den Tag der Auszahlung durch deinen Arbeitgeber und öffnest deine Lohnabrechnung. Hand auf‘s Herz – würde dir eine chinesische Zeitung nicht genauso helfen?

Dieser Beitrag erklärt dir einfach, was in deiner Lohnabrechnung steht und warum. Hier geht es darum zu wissen, wie es generell geht, ohne eine ausführliche vorherige Schulung. Deshalb verändern wir auch keinen Beitragssatz von zum Beispiel der Krankenversicherung. Du solltest nach dem Lesen dieses Beitrags verstehen, was der Unterschied zwischen einem Brutto- und einem Netto-Einkommen ist.

Welche Daten benötigt man zur Lohnabrechnung?

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Vor der Lohnabrechnung und der Auszahlung steht ein intensiver Austausch personenbezogener Daten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Normalerweise bekommst du irgendwann zwischen deiner Zusage und deinem ersten Arbeitstag einen Personalfragebogen. Häufig steht auf der Lohnabrechnung rechts unten der Name DATEV. Aber auch durch weitere Dienstleister und selbstgestrickte Vorlagen sollen Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung, Gehaltsabrechnung & Co. einfach und richtig erstellt werden. Im Personalfragebogen gibst du an, welche Daten für die Lohnabrechnung benötigt werden. Das sind in der Regel ganz schön viele. Neben deinem Namen, deiner Adresse und deinen Geburtsdaten musst du auch deine Steuerklasse, deine Religionszugehörigkeit, deine Steueridentifikationsnummer, deine Sozialversicherungsnummer, deine Bankverbindung, also IBAN und BIC, usw. angeben. Auch die Krankenversicherung ist wichtig, um deinen Beitragssatz zu ermitteln. Schau dir ruhig (noch) einmal genau das Beispiel für einen Personalfragebogen bei DATEV an. Somit siehst du, welche Daten dein Arbeitgeber von dir schon vor der Lohnabrechnung bekommen hat oder noch benötigt.

Wie muss eine Lohnabrechnung aussehen?

Eine Lohnabrechnung mit dem Brutto-Netto Rechner selbst berechnen

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Der Unterschied zwischen Brutto und Netto auf der Lohnabrechnung kann erheblich sein. Mit einem Lohnrechner kannst du es selbst berechnen.

Generell gibt es keine Vorschriften, wie eine Lohnabrechnung aussehen muss. Deshalb simulieren wir mit dem Brutto-Netto-Rechner einmal eine Gehaltsabrechnung und gehen sie von oben nach unten gemeinsam als Musterkunde durch. Alternativ kannst du mit deinen persönlichen Daten aus der Entgeltabrechnung arbeiten. Wir als Musterkunde machen es uns einfach und verständlich. Deshalb verdienen wir 2.000 € brutto im Monat, haben keine betriebliche Altersvorsorge und fahren auch keinen Firmenwagen, der für den geldwerten Vorteil wichtig wäre. Außerdem schreiben wir das Jahr 2018, haben keinen Steuerfreibetrag, sind ledig und kinderlos (Steuerklasse 1). Des weiteren arbeiten wir im Saarland, bezahlen Kirchensteuer und sind gesetzlich pflichtversichert in der Krankenversicherung, Rentenversicherung sowie Arbeitslosenversicherung. Dazu kommt, dass wir 25 Jahre alt sind, 35 Stunden in der Woche arbeiten und 13 Gehälter im Jahr bekommen, weil wir jeweils im Juni und im November ein halbes Gehalt als Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld bekommen.

Was in der Lohnabrechnung vom Brutto unter dem Strich von den Löhnen noch als Netto bleibt

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Eine Lohnabrechnung als Beispiel

Oben auf der Lohnabrechnung stehen brutto 2.000 €. Wenn du alles genauso eingetragen hast, bleiben davon netto 1.374,16 €. Der Unterschied von 625,84 € sind Steuern und Sozialabgaben. Einerseits hast du Abgaben für die Rentenversicherung (18,6% bzw 186,00 €.) Den Beitrag teilen sich dein Arbeitgeber und du jeweils zur Hälfte. Dazu kommt die Arbeitslosenversicherung (3% bzw. 30,00 €), für die dasselbe gilt. Bei der Pflegeversicherung (2,8 % bzw. 30,50 €) und der Krankenversicherung (15,7 % bzw 168,00 €) teilen sich dein Arbeitgeber und du nicht ganz die Beiträge. An Sozialabgaben bezahlst du monatlich damit 414,50 €. Dazu kommen 184,58 € Lohnsteuer, 10,15 € Solidaritätszuschlag und 16,61 € Kirchensteuer, an Steuern also 211,34 €. Wenn du das bitter findest, solltest du wissen, dass dir derselbe Effekt auch bei einer Gehaltserhöhung blüht. Also:

Netto = Lohn – Rentenversicherung – Arbeitslosenversicherung – Pflegeversicherung – Krankenversicherung – Lohnsteuer – Solidaritätszuschlag – Kirchensteuer

Wenn du dir deine Lohnabrechnung von deinem Arbeitgeber noch etwas genauer anschaust, siehst du überwiegend rechts oben, wie viele Informationen über dich auf eine Seite passen. Man kann schon anhand deiner Lohnabrechnung sehr viel über dich erfahren. Allein schon deshalb solltest du sie nicht einfach offen liegen lassen.

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Warum und wie lange muss man eine Lohnabrechnung aufheben?

Über Geld sprechen viele Leute nicht gerne. Löhne und Gehälter sind damit ein sensibles Thema. Damit dient dir deine Lohnabrechnung als Beweis, dass du die Wahrheit sagst, wenn du wirklich einmal über Geld sprechen musst, zum Beispiel, wenn du einen Kredit benötigst. Das kann beispielsweise eine Baufinanzierung sein. Je besser du dann finanziell dastehst, desto besser ist auch deine Verhandlungsposition. Anders als bei der Steuererklärung machen sich Menschen dann gerne so reich wie möglich, wenn sie Geld von der Bank brauchen. Damit die Bank sieht, was du als Arbeitnehmer tatsächlich verdienst, braucht sie die Zahlen, die der Rechner für jeden Beitragssatz und Steuern vom Lohn ausgibt. Während dein Arbeitgeber bis zu 10 Jahre deine Unterlagen aufbewahrt, bist du mehr als gut beraten, wenn du die vorangegangenen drei Jahre nachweisen kannst. Oft reicht dazu auch die Abrechnung vom Dezember. Denn ganz unten auf der Lohnabrechnung stehen alle zusammengerechneten (kumulierten) Werte des Jahres.

Weitere Fragen zur Lohnabrechnung

Wie oft bekomme ich eine Lohnabrechnung von der Buchhaltung?

Normalerweise bekommen Arbeitnehmer zu allen Auszahlungen von Löhnen, Gehältern und Entgelten eine Lohnabrechnung. Im öffentlichen Dienst und bei Beamten kann dies allerdings auch bedeuten, dass nur eine Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung, Gehaltsabrechnung, Verdienstbescheinigung usw. aus der Buchhaltung kommt, wenn sich etwas ändert.

Darf ich eine Lohnabrechnung fälschen?

So verlockend es auch sein mag, eine Bank zu beeindrucken oder das Finanzamt zu erschrecken, eine Lohnabrechnung zu fälschen ist eine schlechte Idee. Das solltest du also auf jeden Fall lassen, ein Anwalt kann dir am besten erläutern, welche Strafen drohen und warum.

Steht auf der Lohnabrechnung für Frauen und Männer immer dasselbe?

Es gibt Unterschiede, wie Frauen und Männer ihr Gehalt verhandeln. Deswegen kann es passieren, dass sie in denselben Berufen einen unterschiedlichen Lohn bekommen. Im Beitrag Gender Pay Gap – Alles nicht so schlimm oder doch lieber reich heiraten? liest du mehr dazu. Auch der Beitrag Gehalt und Gehaltsverhandlungen für Fach- und Führungskräfte gibt dir weitere Einblicke. Gehe also nicht einfach davon aus, dass Frauen und Männer für dieselbe Arbeit dieselben zahlen auf ihrer Lohnabrechnung haben.

Natürlich kann ein allgemeiner Beitrag im Internet nicht alle Fragen beantworten. Eine allgemeine Beratung bekommst du bei uns, wenn du dich hier meldest. Für ganz persönliche und individuelle Fragen zu deiner Lohnabrechnung, Sozialversicherungen und Abgaben wende dich bitte an den Steuerberater deines Vertrauens.